AI-puhelinvastaaja voi olla tietoturvallisempi kuin ihminen

Puhelimessa käsitellään usein arkaluontoista tietoa. Nimiä, yhteystietoja, yritystietoja, joskus jopa talouteen tai sopimuksiin liittyviä asioita. Silti puhelinvastaus on monessa yrityksessä yksi vähiten kontrolloituja kanavia tietoturvan näkökulmasta.

AI-puhelinvastaaja muuttaa tämän lähtökohdan.

Oikein rakennettuna se ei lisää riskejä, vaan vähentää niitä merkittävästi.

Ihmispohjainen puhelinvastaus on yllättävän riskialtis

Useimmat tietoturvariskit puheluissa eivät ole tahallisia. Ne syntyvät arjessa.

Tyypillisiä tilanteita:

• tietoja sanotaan ääneen väärälle henkilölle

• puheluja käydään avoimessa tilassa

• muistiinpanoja tehdään hajanaisesti

• tietoja jää paperille tai henkilökohtaisiin muistiinpanoihin

• sovitut asiat katoavat tai vääristyvät

Nämä ovat GDPR-näkökulmasta todellisia riskejä.

AI-puhelinvastaaja toimii ennalta määritellyissä rajoissa

AI ei improvisoi. Se ei "päättele" itse, mitä tietoa saa antaa.

AI-puhelinvastaaja:

• vastaa vain ennalta hyväksyttyihin asioihin

• ei luovuta arkaluontoista tietoa

• ohjaa eteenpäin, jos kysymys ylittää sallitun rajan

• noudattaa tarkasti määriteltyä logiikkaa

Tämä tekee siitä monessa tilanteessa ihmistä turvallisemman.

Asiakasdatan käsittely voidaan tehdä läpinäkyvästi

GDPR:n ydin ei ole estäminen, vaan hallinta ja läpinäkyvyys.

AI-puhelinvastaaja voidaan rakentaa niin, että:

• soittajalle kerrotaan datan käsittelystä

• tallennus tapahtuu vain määriteltyihin tarkoituksiin

• tiedot siirtyvät vain sallittuihin järjestelmiin

• dataa ei säilytetä turhaan

Yritys tietää tarkalleen:

• mitä tietoa kerätään

• miksi sitä kerätään

• missä se sijaitsee

• kuka siihen pääsee käsiksi

Vähemmän ihmisiä, vähemmän tietovuotoja

Jokainen ihminen, joka käsittelee asiakasdataa, on potentiaalinen riskipiste. Tämä ei ole syytös, vaan realiteetti.

AI-puhelinvastaaja:

• vähentää henkilöstön suoraa kosketusta raakadataan

• keskittää tiedonkäsittelyn yhteen järjestelmään

• poistaa tarpeen muistiinpanoille ja tulkinnoille

• vähentää inhimillisiä virheitä

Tietoturva paranee, koska kosketuspisteitä on vähemmän.

Lokit ja jäljitettävyys tukevat vastuullisuutta

GDPR ei vaadi täydellisyyttä, vaan kykyä osoittaa mitä on tehty.

AI-puhelinvastaaja tuottaa:

• selkeät lokit puheluista

• aikaleimat

• tiedon siitä, mitä kysyttiin ja mitä vastattiin

• rakenteisen näkymän tapahtumiin

Jos kysymys nousee jälkeenpäin, yrityksellä on faktat, ei arvailua.

Tietoturva ei saa hidastaa liiketoimintaa

Moni yritys pelkää, että tietoturva ja GDPR tekevät asiakaspalvelusta kankeaa. Oikein toteutettuna käy päinvastoin.

AI-puhelinvastaaja:

• hoitaa perusasiat nopeasti ja turvallisesti

• ohjaa arkaluontoiset asiat oikeaan kanavaan

• vapauttaa ihmiset käsittelemään vain niitä tilanteita, joissa heitä tarvitaan

Tietoturva ja sujuvuus eivät ole ristiriidassa.

TAJU Palvelut rakentaa AI-puhelinvastaajat vastuullisuus edellä

TAJU Palveluilla AI-puhelinvastaajaa ei rakenneta vain teknisesti toimivaksi.

Se rakennetaan:

• tietosuojaperiaatteet huomioiden

• GDPR-logiikka sisäänrakennettuna

• minimidatan periaatteella

• selkeillä käyttörajoilla

• asiakkaan ja yrityksen suojaa tukien

Tavoite on, että puhelinvastaus kestää myös juridisen tarkastelun, ei vain arjen käyttöä.

Yhteenveto: turvallisin puhelu on se, jota ei tarvitse arvailla

AI-puhelinvastaaja:

• vähentää inhimillisiä tietoturvariskejä

• standardoi asiakasdatan käsittelyn

• tukee GDPR-vaatimuksia

• parantaa jäljitettävyyttä

• keskittää tiedon hallinnan

• suojaa sekä asiakasta että yritystä

Yritykset, jotka hoitavat puhelut "niin kuin aina ennenkin", kantavat näkymätöntä riskiä joka päivä. Yritykset, jotka rakentavat AI-puhelinvastaajan vastuullisesti, tekevät tietoturvasta rakenteen, eivät lupauksen.

Jos haluat rakentaa AI-puhelinvastaajan, joka täyttää sekä liiketoiminnan että tietosuojan vaatimukset, TAJU Palvelut auttaa toteuttamaan sen oikein.